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36氪暖冬计划丨三节课旗下TeamMark帮助企业开启远程协同

2020/2/14 15:04:17 来源:互联网 编辑:匿名

肺炎疫情下,如何高效在家办公?来看看这份实用指南

随着疫情的加重,1月27日,国家和各省市都出台相关政策,推迟开工和开学的时间。

各企业也纷纷响应,大多将复工时间延迟到10日,开启“在家办公”模式。          


相信很多人都能感受到,我们正经历着一场不大不小的社会危机,处于一个有点危险的不确定时期中。

并且,这个时期接下来将会持续多久,疫情何时结束,会如何演变,也都充满未知。

对抗这种“不确定性”,无论是个人还是组织,我们能做的,就是 ——

与不确定性共舞,在不确定的世界中不断应对变化,用“理性的专业主义”建立秩序,找寻和创造属于自己的确定性。

对于个人而言,是合理储备充足的物资,并规划好自己的工作节奏,迅速找到积极的状态,提升竞争力,以防遭遇职场寒冬;

对于组织而言,则是快速建立起高效的远程办公机制,制定合理的计划,将业务转移到线上,应对接下来的挑战。

那么,组织和个人,应当如何做,才能真正做到高效“在家办公”,共同应对眼下的危机呢?

针对这个话题,三节课为大家邀请到了三位老师分享自己的经验。


他们分别从公司高层管理、各级中层管理者和员工3个角度,为大家总结了一份详细指南,这可能是目前市面上最全的一份远程办公指南。

这份指南,同样是三节课在2年的远程协同实践中,总结出来的实战经验,相信会对你有帮助。


公司高层管理该如何做

1.提前确认方案

对于公司管理层来说,远程协同最重要的是提早确定方案,制定类似《临时员工工作手册》一样的规则。

这样既能让员工有章可循,也能让管理者有抓手。没有规则的远程协同,将非常挑战管理者能力。

需要制定哪些规则呢?如下图:   


需要注意的是,一定要明确分开工作时间和私人时间,不要掺杂在一起,导致员工工作和休息的质量都无法保证,反而影响到整体效率。 

下图就是1月31日,三节课制定的远程协作方案的一部分。           


2.制定工作计划

第二个动作是制定计划,特殊时期,更要区分出公司的战略优先级,制定出特殊时期的目标,既是给公司全员一颗定心丸,也能提高管理的效率。

同时也要确定远程协作的岗位,与人力资源确立是否需要调整补充岗位缺口,比如可以把较为空闲的岗位调整至更忙碌的业务线。


3.拆解任务指标

为了确保信息在传递的过程中不走样,必须清晰定义出问题并拆解任务,使其符合SMART法则,再落实到具体的人。          


4.选择合适的协同工具

选择协同工具的时候,需要考虑短期过渡和长期使用。在疫情过去后,如果协同工具和协同模式继续可以使用,那对团队战斗力的提升是更长期的。

选择什么样的工具更为合适呢?这里我们提供一些原则和具体的工作参考:      



需要注意的是,管理才是根本,工具只是辅助,并且,没有任何一款工作能解决所有问题,选择后坚持使用即可。

5.举办开工仪式

想要取得远程办公的好结果,“开工仪式”、“组织纪律”和“家庭办公环境”是三个重要的基础因素。

有仪式感的开工能让大家的状态回到工作模式;好的组织结构和纪律要求能让工作效率保证最大化;员工家庭环境则是员工时间管理、任务管理的基础。


在线开工可以有一些创新,比如在线开工利是、员工晒出自己家庭的办公环境、语音宣言相互鼓励都是很好的开工玩法,既符合在线环境,又不乏仪式感。  


中层管理者该怎么做?

1.拆任务、做协调、看进度

远程协同容易失焦,先定计划和目标有助于聚焦。

与高层管理者相比,中层管理者的“拆任务”有一点不同,不仅仅要拆解指标,更重要的是要变成更具体的工作,分配给基层员工。


周计划是必须要做好的事情,拆解好周计划才能让团队每个人真正的有目标和任务。有可能的话,日计划也是需要的,比如销售团队,日计划和日汇总也是很好的管理手段。 

让员工养成每日从“我的工作任务”开始工作,而不是IM开始,先组织自己的工作重点和todo,然后才是IM上沟通。               


沟通协调的过程也很重要,中层管理者需要及时关注到具体员工的需求,做好员工关怀才能够提升团队的战斗力,特别是在特殊时期;

远程办公时决策过程更为复杂,中层管理者必须及时沟通,合理调配资源,并且确定授权的范围,避免员工因为独立盲目决策而造成的损失。


看进度是指管理进度,不断优化远程协作的工作流程。

且在非常时期,远程协同环境下,事情的优先级可能需要调整。授权和汇报流程也要重新调整,对流程中的“瓶颈员工”给予更多关注和辅导。


2.建立关键信息唯一通道

建立关键信息唯一通道,就是不要让信息交叉、多渠道释放,避免信息爆炸。建立关键任务唯一负责人制度,不要让一个事情多人负责,也不要让一个事情多头管理。

团队内经常用的东西,要放到统一的地方,比如,工作流程、岗位说明、SOP文档、各种制度,更新完要迅速同步给受影响的人。



3.处理好信息流和工作流的关系

对于管理者来说,在线协同,一定要处理好信息流、工作流的关系。

不要在钉钉/企业微信里长篇讨论工作,也不要在钉钉/企业微信里开会,要把会议和工作讨论放到特定场景里讨论。

以下就是我们针对不同工具,制定的简单规则:


协同不等于用IM聊天,更重要的是把关键信息沉淀下来,避免信息爆炸。我们会把工作流信息都汇总到自己的工具 —— TeamMark上,同时打通企业微信/钉钉。        


4.如何开远程站会?

远程站会也是一个很好的管理手段,能够增强团队的成就感。每天用10-15分钟开一个远程站会能让大家每天的工作目标变得更加明确,在家办公的状态也更容易开启。 


5.如何开远程项目讨论会?

切记不要碎片化讨论,更不要碎片化开会。视频会议和电话会议要有准备、有结论、有沉淀总结。


下图就是我们会议记录的一个例子:  


6.如何建立反馈机制?

远程协作,相互反馈很重要,无论是Leader还是同事之间。可以通过建立周报机制,来相互反馈,远程协作,作为Leader则要更重视员工的思考。

周报也是一个能够push大家复盘工作、快速成长的好方法。



员工该怎么做

1.做好时间管理

准时起床准时上班,正式着装按照工作状态要求自己快速投入。在执行之前,先和上级确认好事情的优先级;执行之中,可以自己记录任务时长,方便预估时间安排,也方便团队check进度;

另外,也要清晰地区分好工作和休息时间。不要工作一会就想躺下来睡一会,或者去弄点零食吃,这样完全无法保持专注。下班之后,你就可以离开工作区域,告诉自己,我下班了,换回家居服。


2.创造良好的在家办公环境

在工作执行中,员工应该有自己独立的办公空间,如果没有独立的房间,也要区隔出独立的办公台,要规避在床上办公和穿睡衣办公的状态。

换上正式的服装,和同事们视频会议开始一天,这是一种仪式感,能够帮助你快速开启工作状态,提高协作效率。

另外也要和家人达成共识,让家人互相配合,不要随意影响自己的正常工作。如果实在没办法避免家里的“熊孩子”,就锁上门,戴上降噪耳机,确保自己的精神处在工作状态。


3.主动汇报进度

员工可以积极配合组织建立的站立会、日报和周报制度,不要总是等着上层来过问,真正做到凡事有交代, 事事有回音。

一旦管理者因为信息传达不及时,误会你在划水摸鱼,就会严重损害到团队之间的信任度。


以上,就是我们分别从公司高层管理者、各级中层管理者和员工个人3个角度,给出的远程办公建议。

2020年,可能注定不会太容易,身处漩涡中的我们,无论是企业还是个人,都必须共克时坚。

每一次大环境的危机,既会摧垮很多人,也同时孕育着一些机会,会让另一些人脱颖而出,变得更加强大,比如非典之于京东和淘宝 —— 当然,前提是你已经做好了准备。

我们要相信,强悍者的强悍,往往在于别人都在瑟瑟发抖、不知所措的时候,他们会理性而敏锐地思考和捕捉各种转瞬即逝的机会,一旦抓住,就会毫不犹豫冲上前去迅速占有它。

祝我们彼此都能更有勇气,把危机变为转机。

最后,三节课也希望能够尽绵薄之力,帮助部分企业解决远程协同的问题。

权益说明:

远程协同,共克时艰——用1000万人民币帮助受疫情影响的公司开启远程协同模式

活动内容:

三节课将帮助200家公司接入TeamMark的产品部署,并进行后续交付服务,帮助受疫情影响的公司更好远程协同办公,共克时艰。

参与规则与说明:

1、申请期限:即日起——2020年5月1日;

2、使用价格:教育公司免费使用一年(湖北地区教育公司、学校免费使用两年),到期后可以续费使用,也可以导出内容自行保存。非教育公司半价使用;

3、使用名额:200个;

服务内容:

暖冬计划期间,三节课将提供(包括但不限于)以下支持:

1、TeamMark全部现有功能;

2、TeamMark未来一年内上线的SaaS版新功能;

3、每个企业100G云存储空间;

4、完整的客户服务;

5、7x12小时咨询服务;

我们对于申请企业的要求:

50人以上的企业、有远程协同办公的环境和条件、已经开始使用钉钉或企业微信作为企业通讯工具。

并且,因为我们的交付能力和资源有限,我们也希望能够真正帮助到一些有需求的同行,因此,希望申请的你是认真的,而不是仅仅只是抱着“随便了解一下”的心态,随意提交一份申请。

若你正好是企业的管理者或从业者,你所在的公司也正好有类似需求,欢迎点击链接填写表单https://wj.qq.com/s2/5352452/24b1/

企业帮助企业 创新帮助创新

战“疫”之下,暖冬计划,期待需要帮扶的中小企业或有能力帮扶的大企业的加入。

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